ビジネスでの基本！メールの書き方とマナー
社会人になるとクライアント先、社内でのメールのやり取りは必須です。プライベートで使うメールとは違って仕事上で必要な連絡や情報を伝えるツールとして欠かせません。そしてマナーと言葉使いは言葉よりも文章として表現されるので、ごまかすことはできません。知っておくと便利な基本的なメールのマナーと書き方を紹介します。
メールのマナーの基本
［基本1.］
件名は必須！そして文章は基本敬語です。
プライベートのメールではむしろ件名は無題ということが多いかもしれませんが、ビジネス上でのメールは件名を必ず入れましょう。件名は文章の要件に合わせて作成します。文字数が少ないので限りはありますが、件名だけでどういう要件なのかわかると相手先に伝わりやすく、見落とされる事も少ないです。本文は社内であろうと基本敬語です。とはいえ丁寧になりすぎると逆におかしな表現になってしまうので注意しましょう。
［基本2.］
ビジネスで使うメール文章は丁寧に、簡潔にまとめましょう。
「簡潔」にと言っても雑に省略して簡単にという意味ではありません。伝えたい要件のポイントを明確にし、読み手の気持ちになって丁寧に書きましょう。文章だけで伝えるというのは、社会人経験が長い人でも難しいものです。その場合は電話などで補足するといいでしょう。どうしても長くなる場合は相手が読みやすいように改行や行間をあけるなどの工夫をしましょう。
［基本3.］
返事（レスポンス）は早めを心がけましょう。
どんな仕事でも必ず複数人が関わっています。メールの返信を自分のペースに合わせる考えはNGです。相手にとってはすぐに返事が欲しい内容かもしれない、もしくはちゃんと届いているのか読んでもらえているのかなど相手に不安を与えてしまいます。また、そのことで業務のスピードは遅くなり、相手にもよくない印象を与えてしまいます。返信するのに時間が必要な場合はメールを確認したこととお礼を伝えましょう。そして、忘れないように内容についての返信をしましょう。
最後に、送信ボタンを押す前に、もう一度しっかり文章を読み返して誤字脱字などないかの確認をしましょう!
基本的なメールの構成
よく使われるメール文例
署名を作ってみよう！
仕事上で使用するメールには署名がないと失礼にあたります。必要最小限の情報を記載したシンプルな署名は真面目な印象を与え、相手を選ばず幅広く使用できるのでおススメです。
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